Teknologi Apa Saja yang Mendukung Virtual Office?
Di era digital terkini, pengusaha tidak diperlukan untuk menyewa gedung fisik (physical office) untuk mempunyai kantor. Sebuah kantor, dalam arti yang sangat umum, adalah tempat operasional resmi dimana informasi disimpan dan diproses untuk pelanggan, dan di mana pekerja dapat berkolaborasi dengan sesama atau dengan pelanggan.
Jika toko dapat bekerja secara digital, kenapa sebuah kantor tidak bisa beroperasi secara digital juga?
Seiring berjalannya waktu, toko online adalah sesuatu yang memungkinkan karena ada sistem transaksi yang aman antara pelanggan dan penjual. Sistem ulasan juga mempengaruhi kecitraan toko online tersebut. Penjual dapat menyimpan barang dagangannya di rumah, dan dapat dikirim dengan layanan paket.
Lalu sistem dan teknologi apa saja yang dapat mendukung virtual office?
Sistem Komunikasi
Ada beberapa cara karyawan yang bekerja di virtual office dapat saling menghubungi satu sama lain, serta dengan pelanggan dan partner.
1. Internet Messenger
Dengan internet messenger, orang tidak perlu lagi menghabiskan uang untuk mengirim SMS. Teks dan gambar dapat dikirim dengan paket internet seluler, Lokal Area Network (LAN), atau jaringan internet. Pesan singkat juga tidak dapat mengganggu penerima pesan karena dia dapat membalas kapan pun.
2. Konferensi Video
Teknologi video call sekarang lebih canggih dan dapat mempertunjukan video dan audio yang jelas, seakan-akan orang yang jauh ada di ruang yang sama. Dengan jaringan internet yang dapat mengangkut lebih banyak data dibanding yang dulu, kualitas video call dijamin jauh lebih baik dan semakin membaik.
3. Remote Desktop
Desktop tidak perlu dikendalikan oleh satu orang saja. Kini, Desktop dari satu PC bisa “berpindah” ke PC yang lain dan dapat dikendalikan oleh rekan kerja yang berada di tempat yang jauh.
4. Kolaborasi Secara Online
Kini sebuah dokumen atau spreadsheet sekarang dapat dikerjakan oleh lebih dari satu orang pada waktu yang bersamaan. Anda dapat melihat perubahan yang dibuat oleh rekan kerja Anda secara langsung.
5. Cloud storage
Dokumen yang bersifat sensitif yang di simpan dalam suatu komputer pribadi dapat diakses oleh rekan kerja dengan izin khusus. Namun untuk dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu bersifat sensitif dapat dimasukan ke dalam sebuah “cloud storage” di mana rekan-rekan kerja Anda dapat mengaksesnya secara persamaan.
6. Keuangan Terintegrasi Online
Sistem pembukuan sekarang dapat dilakukan secara online. Berbagai rekening dan akun dapat dihubungkan dalam satu manajemen pembukuan virtual dan dipantau secara bersamaan oleh rekan-rekan kerja Anda.
Virtual office berupa produk canggih Izin Usaha Kantor. Dengan berbagai teknologi yang kini hadir untuk meningkatkan produktivitas, Anda bisa menikmati bekerja dalam virtual office.